روش PARA چگونه کار می کند: ذهن (و یادداشت های خود) را برای اقدام آماده کنید با سیستم PARA، هر بخش از اطلاعاتی که می خواهید ذخیره کنید را می توان در یکی از چهار دسته قرار داد:

• پروژه ها: تلاش های کوتاه مدت در کار یا زندگی خود که اکنون روی آنها کار می کنید.
• حوزه ها: مسئولیت های بلند مدتی که می خواهید در طول زمان مدیریت کنید.
• منابع: موضوعات یا علایقی که ممکن است در آینده مفید باشند.
• بایگانی: موارد غیرفعال از سه دسته دیگر.

پروژه ها: چیزی که در حال حاضر روی آن کار می کنم

پروژه ها چند ویژگی دارند که آنها را راهی ایده آل برای سازماندهی کارهای مدرن می کند.

• اولاً شروع و پایانی دارند. آنها در یک دوره زمانی خاص انجام می شوند و سپس به پایان می رسند.
• دوم، آنها یک نتیجه مشخص و واضح دارند که باید اتفاق بیفتد تا به عنوان کامل بررسی شوند، مانند «نهایی»، «سبز»، «راه اندازی شده» یا «انتشار».

حوزه ها: آنچه در طول زمان به آن متعهد هستم

• هر کدام از اینها مصداق یک حوزه مسئولیت هستند و با هم دسته دوم PARA را تشکیل می دهند. همه این حوزه‌ها، چه شخصی و چه حرفه‌ای، به اطلاعات خاصی نیاز دارند تا به طور مؤثر مدیریت شوند، اما آنها مانند پروژه‌ها نیستند.

نمونه هایی از حوزه های زندگی شخصی شما می تواند شامل موارد زیر باشد:

• فعالیت ها یا مکان هایی که شما مسئول آنها هستید: خانه/آپارتمان؛ آشپزی؛ مسافرت رفتن؛ ماشین.
• افرادی که در برابر آنها مسئول هستید یا در برابر آنها پاسخگو هستید: دوستان؛ بچه ها همسر؛ حیوانات خانگی
• استانداردهای عملکردی که شما مسئول آن هستید: سلامت؛ رشد شخصی؛ دوستی ها؛ امور مالی.
  در شغل یا تجارت شما:
• بخش ها یا وظایفی که شما مسئول آنها هستید: حسابداری؛ بازاریابی؛ عملیات؛ توسعه محصول.
• افراد یا تیم هایی که مسئولیت آنها یا پاسخگوی آنهاست: گزارش های مستقیم؛ مدیر؛ هیئت مدیره؛ تامین کنندگان
• استانداردهای عملکردی که شما مسئول آن هستید: توسعه حرفه ای؛ فروش و بازاریابی؛ روابط و شبکه‌سازی؛ استعدادیابی و استخدام.

منابع: چیزهایی که می خواهم در آینده به آنها ارجاع دهم

• به چه موضوعاتی علاقه دارید؟ معماری؛ طراحی داخلی؛ ادبیات انگلیسی؛ درست کردن قهوه.
• در مورد چه موضوعاتی تحقیق می کنید؟  عادت سازی؛ یادداشت برداری؛ مدیریت پروژه؛ تغذیه.
• به چه اطلاعات مفیدی می‌خواهید بعدا بتوانید ارجاع دهید؟ برنامه‌های سفر تعطیلات؛ اهداف زندگی؛ عکس های استوک; توصیفات محصول
• کدام علایق یا سرگرمی را دارید؟ قهوه؛ فیلم های کلاسیک؛ موسیقی هیپ هاپ؛ انیمیشن

آرشیوها: چیزهایی که تکمیل کرده ام یا در حالت تعلیق قرار داده ام

• پروژه هایی که تکمیل یا لغو می شوند
• حوزه‌هایی که دیگر به آنها متعهد نیستم (مانند زمانی که یک رابطه به پایان می رسد یا پس از نقل مکان از آپارتمان خود)
• منابعی که دیگر مرتبط نیستند و علاقه‌ای ندارم(سرگرمی هایی که علاقه خود را به آنها از دست می دهید یا موضوعاتی که دیگر به آنها اهمیت نمی دهید)

تیاگو فورته (مبدع این روش) از روش PARA چطور استفاده می‌کند؟

تیاگو فورته در کتاب خود نمونه‌ای که خود در زندگی شخصی از آن استفاده می‌کند را ارائه کرده است. در ادامه این روش را مرور می‌کنیم.
ظاهر ساده و مینیمال اولیه او اینگونه است:

داخل پوشه پروژه‌های او پروژه‌های جاری او را نمایش می‌دهد:

داخل پوشه یک پروژه هم تلاش کرده است مطالب را تفکیک کند. مثلا داخل پوشه کتاب ساختن مغز دوم (BASB) همه مطالب مرتبط را گنجانده است.

نمونه‌ای دیگر پوشه پروژه استودیو خانگی اوست. ۲۷ یادداشت مرتبط با این موضوع را ذخیره سازی کرده است.

در بخش حوزه‌های او لیستی از حوزه‌ها را می‌توانیم ببینیم. ماشین لباس غذا و مطالبی که مرتبط با کار اوست با تگ FL (Forte Labs) علامت گذاری شده است.

داخل حوزه سلامت ۳۴ یادداشت را می‌توانیم ببینیم. ۳۴ یادداشت که هر کدام به بخشی از حوزه سلامت او مرتبط است.

در بخش منابع دسته بندی بر اساس موضوعی و برخی موارد نوع مطلب را انجام داده است:

در بخش آرشیو هم لیستی از پروژه‌ها و حوزه‌ها و منابعی است که الان کمتر از آن‌ها استفاده می‌کند.

تیاگو فورته معتقد است ما برای اینکه بتوانیم مطالبمان را دسته بندی کنیم روش‌های مختلفی تا به امروز معرفی شده‌اند اما هیچ یک برای اقدام کردن و استفاده کردن طراحی نشده است. روش PARA یک روش ساده است که میتوانیم مطالب و یادداشت‌هایمان را بر آن اساس دسته بندی کنیم. مطالب زیر استخراج فصل سازماندهی در کتاب ساختن مغز دوم نوشته تیاگو فورته است.

سازماندهی باید بر اساس اقدام باشد.

سازماندهی برای اقدام: جایی که ۹۹ درصد یادداشت‌نویسان در آن گیر می کنند (و چگونه آن را حل کنیم)
وقتی یادداشت برداری را شروع کنید به زودی با مشکل جدیدی روبرو خواهید شد: با این همه مطالب ارزشمندی که جمع آوری کرده اید چه کار کنید؟ هر چه بیشتر آن را جمع آوری کنید، این مشکل بزرگتر خواهد شد! ثبت یادداشت‌ها بدون روشی مؤثر برای سازمان‌دهی و بازیابی آن‌ها تنها منجر به غرق شدن بیشتر می‌شود.
من سال‌ها برای حل مشکل نحوه سازماندهی زندگی دیجیتالم تلاش کردم. من تکنیک‌هایی را امتحان کردم که از سازمان‌دهی فضاهای فیزیکی، هر نوع دفترچه یادداشت با قالب‌بندی خاص، و حتی سیستم اعشاری دیویی که در کتابخانه‌ها استفاده می‌شود، قرض گرفته‌ام. سعی کردم فایل‌هایم را بر اساس تاریخ، موضوع، نوع، و طرح‌های پیچیده دیگر سازماندهی کنم، اما هر روشی که امتحان کردم سریعا شکست خوردم.

مشکل این بود که هیچ یک از این سیستم ها در زندگی روزمره من ادغام نشد. آن‌ها همیشه از من می‌خواستند که از یک سری قوانین مفصل پیروی کنم که زمان زیادی از من می‌گرفت و به این معنی بود که از آنها با سرعت بیشتری استفاده نکنم. هر بار که از واگن سازمان‌دهی خارج می‌شدم، تمام یادداشت‌ها و فایل‌هایم را در پوشه‌ای برای هر پروژه‌ای که در حال حاضر روی آن متمرکز بودم، می‌ریزم. این تضمین می‌کرد که حداقل دقیقاً همان چیزی را که برای کار فعلی‌ام نیاز داشتم، فوراً در دسترس داشته باشم – بدون نیاز به برچسب‌گذاری، بایگانی یا کلمات کلیدی.

سپس یک روز متوجه شدم: چرا همیشه پرونده هایم را به این ترتیب سازماندهی نکردم؟ اگر سازماندهی بر اساس پروژه طبیعی ترین راه برای مدیریت اطلاعات با حداقل تلاش بود، چرا آن را به صورت پیش فرض قرار ندهید؟

این کاری بود که من انجام دادم و در کمال تعجب، کارم درست شد. با گذشت زمان، من این رویکرد مبتنی بر عمل را با هزاران دانش‌آموز و دنبال‌کننده، اصلاح، ساده‌سازی و آزمایش کردم. من در نهایت نام این سیستم سازمان‌دهی را PARA گذاشتم که مخفف چهار دسته اصلی اطلاعات در زندگی ما است: پروژه‌ها، حوزه‌ها، منابع و آرشیوها. این چهار دسته جهانی هستند و شامل هر نوع اطلاعات، از هر منبع، در هر قالب، برای هر هدف هستند.

وسوسه در هنگام ثبت یادداشت ها در ابتدا این است که تصمیم بگیرید کجا باید بروند و هدف از ثبتشان چیست. مشکل اینجاست: لحظه‌ای که برای اولین بار ایده‌ای را ثبت می‌کنید، بدترین زمان برای تصمیم‌گیری درباره ارتباط آن است. اول، به این دلیل که شما به تازگی با آن مواجه شده اید و هیچ زمانی برای تفکر در مورد هدف نهایی آن نداشته اید، اما مهمتر از آن، زیرا مجبور کردن خود به تصمیم گیری هر بار که چیزی را ضبط می کنید، اصطکاک زیادی به فرآیند اضافه می کند. این باعث می‌شود که این تجربه از نظر ذهنی مایه‌گذاری شود و در نتیجه احتمال وقوع آن در وهله اول کمتر شود.

جداسازی تصمیم ذخیره کردن و طبقه بندی کردن

به همین دلیل است که جدا کردن ضبط و سازماندهی به دو مرحله مجزا بسیار مهم است: “نگه داشتن آنچه در لحظه طنین ایجاد می ‌کند” تصمیمی جدا از تصمیم برای ذخیره چیزی برای دراز مدت است. اکثر برنامه‌های یادداشت دارای بخش «صندوق ورودی» یا «یادداشت‌های روزانه» هستند که در آن یادداشت‌های جدیدی که گرفته‌اید ذخیره می‌شوند تا زمانی که بتوانید دوباره آنها را ببینید و تصمیم بگیرید که به کجا تعلق دارند. به آن به عنوان یک منطقه انتظار فکر کنید که در آن ایده های جدید زندگی می کنند تا زمانی که آماده باشید آنها را در مغز دوم خود هضم کنید. جدا کردن جمع‌آوری و سازمان‌دهی ایده‌ها به شما کمک می‌کند در حال حاضر بمانید، به آنچه طنین‌انداز می‌شود توجه کنید، و تصمیم‌گیری در مورد اینکه با آن‌ها چه کاری انجام دهید را به زمان جداگانه‌ای بسپارید. (مثل بحث بازبینی‌های هفتگی و ماهانه)

• • در کدام پروژه این بیشتر مفید خواهد بود؟
  • اگر نه: این در کدام حوزه بیشتر مفید خواهد بود؟
  • اگر نه: این به کدام منبع تعلق دارد؟
  • اگر نه: در بایگانی قرار دهید.

وقتی زندگی شلوغ می‌شود، اجازه می‌دهیم که پروژه‌ها و اهدافمان به حاشیه بروند. پروژه‌های شخصی و اهداف بلندمدت انعطاف پذیرند و بعداً می‌توانید به آنها برسید. یادداشت‌ها، نشانک‌ها، نکات برجسته و تحقیقاتی که برای یافتن آنها سخت کار کرده‌ایم، عمیق‌تر و عمیق‌تر در سیستم‌های فایل ما فرو می‌روند تا اینکه در نهایت فراموش کنیم که حتی وجود دارند.

سازماندهی اطلاعات مانند یک آشپزخانه – چه چیزی می سازم؟
همه چیز در یک آشپزخانه برای ساختن نتیجه طراحی و سازماندهی شده است – تهیه یک وعده غذایی تا حد امکان موثر.
–بایگانی‌ها مانند فریزر هستند، اقلام تا زمانی که مورد نیاز باشند در سردخانه نگهداری می‌شوند، که ممکن است در آینده بسیار دور مورد استفاده باشند.
–منابع مانند انباری هستند، برای استفاده در هر وعده غذایی که درست می کنید در دسترس هستند، اما در این بین به طور مرتب دور از دید قرار می گیرند.
–حوزه‌های فعالیت مانند یخچال هستند، مواردی که قصد دارید نسبتاً زود از آنها استفاده کنید و می خواهید بیشتر آنها را بررسی کنید.
–پروژه‌ها مانند قابلمه‌ها و ماهیتابه‌هایی هستند که روی اجاق می‌پزند، اقلامی که در حال حاضر فعالانه آماده می‌کنید. هر نوع غذا بر اساس میزان دسترسی شما برای تهیه وعده های غذایی که می خواهید بخورید، سازماندهی می شود.

تیاگو فورته / کتاب ساختن مغز دوم

به‌جای سازمان‌دهی ایده‌ها بر اساس جایی که می‌آیند، توصیه می‌کنم آنها را بر اساس جایی که می‌روند- مخصوصاً نتایجی که می‌توانند به شما کمک کنند سازماندهی کنید. آزمون واقعی ارزشمند بودن یک دانش این نیست که آیا کاملاً سازماندهی شده و برچسب گذاری شده است یا خیر، بلکه این است که آیا می تواند بر کسی یا چیزی که برای شما مهم است تأثیر بگذارد یا خیر.

روش PARA یک سیستم بایگانی نیست. این یک سیستم تولید است تلاش برای یافتن «مکان عالی» که در آن یادداشت یا فایل تعلق دارد، فایده ای ندارد. اساسا روشی نیست. کل سیستم همگام با زندگی دائماً در حال تغییر شما در حال تغییر و تغییر است.

پروژه‌های تکمیل شده اکسیژن مغز دوم شما هستند. وقتی یک پروژه کامل شد تازه متوجه خواهید شد که این سیستم چطور به بهبود فرآیند مدیریت دانش شما کمک خواهد کرد.

وقتی همه «موارد» گذشته فضای ما را شلوغ و به هم ریخته است، نمی‌توانیم بهترین تفکر و بهترین کار خود را انجام دهیم. به همین دلیل است که این مرحله بایگانی بسیار مهم است: شما چیزی را از دست نمی دهید، و همه آن را می توان از طریق جستجو پیدا کرد، اما باید همه آن را از دید و ذهن خارج کنید.

من آموخته ام که پروژه های خلاقانه تکمیل شده جریان خون مغز دوم شماست. آنها کل سیستم را تغذیه، تازه و آماده برای عمل نگه می دارند. مهم نیست که سیستم یادداشت برداری شما چقدر سازمان یافته، از نظر زیبایی شناسی دلپذیر یا چشمگیر باشد.