قدم اول: راه‌اندازی لیارا

لیارا یک سکوی ابری است که قابلیت‌های زیادی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. گام به گام فعالیت‌های زیر را انجام دهید:

1. ایجاد حساب کاربری در لیارا: اگر تا به حال حساب کاربری در لیارا نداشته‌اید، ابتدا یک حساب ایجاد کنید. در ابتدای باز کردن حساب ۱۰۰ هزار تومان اعتبار به شما تخصیص پیدا می‌کند.
2. راه‌اندازی یک فضای ذخیره سازی ابری: به بخش ذخیره سازی ابری بروید و یک باکت ایجاد کنید. برای باکت جدید خودتان یک اسم انتخاب کنید. این اسم اهمیت زیادی ندارد و مساوی اسم والت شما در ابسیدین نیازی نیست باشد.
3. ایجاد کلید‌ها: پس از راه اندازی یک فضای ذخیره سازی ابری به بخش تنظیمات باکت بروید و یک کلید برای باکتی که ساختید بسازید. از آنجایی که این کلیدها فقط یک‌بار به شما نمایش داده می‌شوند، آن‌ها را در جایی ذخیره کرده و سپس پنجره را ببندید.
4. تنظیمات: به بخش تنظیمات برگردید و bucket و api endpoint را کپی کنید.
5. در انتها شما باید این چهار اطلاعات را داشته باشید:
   1. bucket name
   2. api endpoint
   3. access key
   4. secret key

قدم دوم: نصب و پیکربندی افزونه “Remotely Save” برای سینک ابسیدین

1. ابتدا، افزونه “Remotely Save” را از مخزن افزونه‌های ابسیدین نصب کنید.
2. پس از نصب، لازم است تا افزونه را پیکربندی کنید. در تنظیمات افزونه، باید مقادیری که از لیارا گرفتیم را اینجا وارد کنیم. در بخش region این مقدار را وارد کنید: “us-east-1”
3. بعد از وارد کردن مقادیر دکمه check connectivity را بزنید و تست کنید که اتصال برقرار می‌شود یا خیر.
4. پس از اتصال درست، دستور remotely save را از طریق command palette ران کنید. طبیعتا برای بار اول زمان بیشتری نیاز است.
5. برای سینک شدن بین گوشی کافیست در گوشی یک والت جدید بسازید و همین اقداماتی که در بخش پیکربندی افزونه remotely save انجام دادید را آنجا انجام دهید. پس از سینک شدن همه فایل‌های شما در اختیارتان خواهد بود.

افزونه Remotely Save چطور کار می‌کند؟

فرآیند سینک در این افزونه بررسی تاریخ آخرین تغییر فایل است. در ابسیدین هر وقت یک فایل را تغییر می دهید تاریخ last modified تغییر می‌کند. این افزونه با مقایسه این زمان با سرور متوجه تغییرات می‌شود و نسخه جدید را جایگزین قبلی می‌کند. با این توضیح احتمالا نگاه بهتری به امکانات افزونه خواهید داشت.

توضیح برخی تنظیمات افزونه:

در قسمت Basic Settings تنظیماتی دارد که کاربردی است و پیشنهاد می‌کنم حتما به آن‌ها هم نگاهی بیاندازید:

• رمزنگاری (ٍEncryption): میتوانید با تعریف کردن یک پسورد فایل‌ها را رمزنگاری کنید. حالا دیگر لیارا یا هر تامین‌کننده فضای ذخیره‌سازی ابری دیگری که می‌خواهید استفاده کنید فایل‌های شما برایش بدون رمز معنایی ندارد. بنابراین حتما توصیه می‌شود که یک رمز تعریف کنید. طبیعتا این اقدام سرعت انتقال و دریافت را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
• اتوران (Schedule for autorun): میتوانید تنظیم کنید که از هر یک دقیقه یک بار تا هر سی دقیقه یک بار فرآیند سینک را انجام دهد. طبیعتا هر چه زمان کمتری باشد دیتای بیشتری را ذخیره می‌کنید و سرعت بیشتری را هم از دست می‌دهید.
• ران شدن زمان باز شدن(Run on startup automatically): توصیه می‌کنم حتما این گزینه را فعال کنید. وقتی والت را باز می‌کنید افزونه فعال شده و فرآیند سینک را انجام می‌دهد.
• سینک شدن در زمان سیو(Sync on save): افزونه این قابلیت را دارد که هر چند ثانیه چک کند و فایل‌های سیو شده جدید را جایگزین کند. این قابلیت حجم پردازشی بیشتری دارد و میتواند باتری را تحت تاثیر قرار دهد.
• نادیده گرفتن فایل‌های حجیم (Skip large files): میتوان فایل‌های حجیم را سمت سیستم ذخیره‌سازی ابری نفرستاد و فقط این فایل‌ها در لوکال باشند.
  لازم به توضیح است که افزونه از حالت‌های دیگر ذخیره‌سازی هم پشتیبانی می‌کند. میتوان از Dropbox و Onedrive و روش Webdav هم استفاده کرد. ولی به نظرم بهترین حالت همین حالت S3 است و سرعت آن در اینترنت نامساعد ایران بهینه‌ترین حالت است.

چند نکته پایانی

• امنیت: اطلاعاتی که در بخش تنظیمات افزونه وارد کردید اطلاعات رسیدن به فایل‌های شماست. بنابراین در حفظ این اطلاعات دقت به خرج دهید. حواستان باشد که باکت به صورت خصوصی در لیارا هاست شود و دسترسی عمومی به باکت وجود نداشته باشد. حواستان به فایل data.json افزونه باشد. این فایل حاوی تنظیمات شماست و با هیچ‌کس به اشتراک نگذارید.
• نسخه پشتیبان: همیشه از داده‌های خود پشتیبان تهیه کنید. حتی اگر از قابلیت‌های سینک استفاده می‌کنید، داشتن یک نسخه پشتیبان از داده‌ها می‌تواند در مواقع ضروری بسیار حیاتی باشد. در بازه‌های زمانی مختلف از فایل‌هایتان نسخه پشتیبان بگیرید تا همیشه خیالتان راحت باشد.
• هزینه‌ها: لیارا تا ۲.۵ گیگابایت رایگان است. بیش از این مقدار حجم باید مبلغ بیشتری را پرداخت کنید. البته که برای فایل‌های متنی با حجم چند کیلوبایتی این میزان حجم بسیار عالیست و طبیعتا فایل‌های با حجم بالاتر هزینه‌‌ی بیشتری را هم به شما تحمیل می‌کنند.

روش شما برای سینک کردن ابسیدین چیست؟ آن را از طریق کامنت‌های این پست یا انجمن کارفکر مطرح کنید.

ابسیدین از سال ۲۰۲۰ کار خود را آغاز کرد. این تیم سه قاعده خیلی مهم برای نرم افزار خود بیان کرده است:

• داده ها بر روی کامپیوتر و به صورت Plain Text ذخیره می‌شوند.
• لینک کردن فایل‌ها ایده محوری است.
• نرم افزار قابل توسعه توسط دیگران است.

این سه هدف شفافیت بسیار خوبی در توسعه و طراحی به این نرم افزار داد. کاربران مالک داده‌های خود هستند و هر وقت بخواهند می‌توانند روی محصول دیگری مهاجرت کنند. هم‌چنین دو ویژگی‌ مهم دیگر به ابسیدین قدرت بیشتری داده است:

• نرم افزار برای عملکرد بهتر بهینه شده است.
• قابلیت جستجوی سراسری خیلی خوبی دارد.

در این مطلب در مورد هر کدام از قابلیت‌ها صحبت می‌کنیم:

داده‌ها به صورت لوکال ذخیره می‌شوند.

هسته اصلی ایده ذخیره داده ها به صورت لوکال مالکیت داده است. شما مالک این داده هستید و میتوانید ویرایش کنید، پاک کنید یا بک آپ بگیرید. یادداشت‌هایتان مال شما هستند. هر کاری دلتان بخواهد می‌توانید با آن بکنید.
مالکیت داده خیلی مهم است. ریسک اینکه در یک نرم افزار قفل شوید را به حداقل ممکن می‌رساند. داده ها در اختیار شما هستند و در اختیار شخص ثالث قرار نمی‌گیرند. یادداشت‌ها را شما در نرم افزار می‌نویسید ولی اگر انتخاب نرم افزار درستی نداشته باشید برای خروجی گرفتن لنگ امکانات آن نرم افزار خواهید شد.
یادداشت‌های شما، یادداشت‌های شما هستند

قابلیت ذخیره لوکال چهار مزیت دیگر نیز دارد:

• عملکرد: ویرایش یک فایل در ابسیدین به سرعت ویرایش یک فایل تکست است. هیچ وقت هنگ نمیکند و همیشه با سرعت خوب در اختیار شماست.
• انعطاف: شما محدود به ابسیدین نیستید. به راحتی می‌توانید از نرم افزارهای دیگر ویرایش متن هم استفاده کنید.
• امنیت: داده‌های شما روی سرورها نیستند و اگر داده محرمانه یا شخصی دارید فقط روی کامپیوتر خودتان ذخیره می‌شود.
• آفلاین: در ایران که شما هر روز با محدودیت‌های بیشتر مواجه می‌شوید مهم است که دسترسی‌تان به پایگاه دانش‌تان محدود نشود.

داده‌ها به صورت PlainText ذخیره می‌شوند.

الزاما هر وقت داده‌ها روی کامپیوتر شما ذخیره شوند به این معنا نیست که شما به محتوای آن دسترسی دارید. برای همین ابسیدین از فرمتی به نام Markdown استفاده می‌کند. این فرمت به شما این قابلیت را می‌دهد که با آموختن چند دستور ساده فایل‌ها را ویرایش کنید.
مارک‌داون هم برای ویرایش کردن و هم برای خواندن استفاده می‌شود. در این لینک می‌توانید با چند دقیقه وقت گذاشتن مارک داون را بیاموزید. وقتی یک نرم افزار از مارک‌داون استفاده می‌کند به این معناست که نرم افزارهای دیگر هم می‌توانند فایل‌‌های آن را بخوانند و ویرایش کنند. خیالتان راحت است که دیگر اسیر یک نرم افزار نشده‌اید. فردا روزی اگر ابسیدین پولی شد یا هر اتفاق ناگواری برای این نرم افزار افتاد شما مختارید که از نرم افزار دیگری برای ویرایش فایل‌هایتان استفاده کنید.
اگر تجربه خروجی گرفتن از نرم افزارهای دیگر را داشته باشید حتما به یاد دارید که برخی از داده‌ها در حین خروجی گرفتن درست ترجمه نشده و دستی باید این کار را انجام دهید.
ابسیدین خودش را یک همکار در ویرایش کردن فایل‌های شما می‌داند. اگر بخواهید همزمان می‌توانید از چندین ویرایشگر دیگر فایل استفاده کنید. فایل‌هایتان را با VSCode ویرایش کنید همزمان ابسیدین متوجه می‌شود و تغییرات شما را به صورت زنده گزارش می‌کند.
یادداشت‌های شما، یادداشت‌های شما هستند.

لینک کردن فایل‌ها؛ ایده محوری و فوق‌العاده

لینک (متصل) کردن یادداشت‌ها به یکدیگر هسته اصلی فکر کردن است. شما مدام در فکر کردن چند موجودیت را بهم ربط می‌دهید ولی هر کدام مستقل از هم ارزش دارند. مثلا شما امروز در کافه‌ای نشستید روی یک پروژه کار کردید و تسکی را انجام دادید. هر کدام از این کلمات می‌توانند بک لینک باشند تا وقتی هر کدام را مستقلا بررسی می‌کنید به یکدیگر وصل باشند و راحت تر به نتیجه برسید. یا مطلبی را در مدیریت استراتژیک می‌خوانید و در حین مطلب به مدیریت محصول هم اشاره می‌شود. وصل بودن این گزاره‌ها با هم باعث می‌شود در هر جایی محتوای مربوط به خودش را داشته باشید.
ابسیدین این ایده را از ابتدای شروع توسعه خود به خوبی پیاده سازی کرده است. در ابسیدین شما با باز کردن دو براکت ( براکت ) میتوانید به راحتی به همه فایل‌هایتان لینک کنید. با سرعت بالا میتوانید یک فایل جدید بسازید یا به یادداشت دیگری ارجاع دهید. این قابلیت ساده باعث می‌شود یادداشت‌هایتان فقط در یک نوت خلاصه نشوند و هر جا که خواستید آن‌ها را در اختیار داشته باشید. در کارفکر در مورد لینک کردن فایل ‌ها و اصولی که باید برای خود قائل شوید بیشتر صحبت خواهیم کرد.
یادتان باشد که چه چیزی باعث شده اینترنت اینقدر قابل استفاده باشد. لینک‌ها. قابلیت وصل کردن یک صفحه وب به دیگری. چرا ویکی پدیا اینقدر مشهور است؟ یک مطلب را میخوانید به صد مطلب دیگر وصل است و واژه‌های آبی رنگ کلید شما هستند برای یادگیری بیشتر.
لینک در ابسیدین باعث می‌شود بتوانید ویکی پدیای شخصی خود را بسازید.

قابلیت توسعه: شما هم به توسعه نرم افزار دعوتید.

یکی از بهترین ویژگی‌های ابسیدین که باعث می‌شود بیش از هر نرم افزار دیگری محبوب شود قابلیت توسعه توسط دیگران است. برنامه‌نویس‌های دیگر می‌توانند نرم افزار را توسعه دهند.

• برای نرم افزار قالب‌های جدید توسعه دهند و ظاهر نرم افزار را عوض کنند.
• نحوه تعامل شما با نرم افزار از طریق کیبورد قابل ویرایش باشد.
• از طریق افزونه بتوانید به نرم افزار قابلیت‌های جدید اضافه کنید.
  ایده‌های خلاقانه و جالبی از طریق دیگران به نرم افزار اضافه شده است که حتی برخی از آن‌ها از الزامات برای استفاده شده است. به راحتی و با یک کلیک می‌توانید یک دنیای جدید به نرم افزار اضافه کنید یا ظاهرش را عوض کنید. در کارفکر افزونه‌های کاربردی ابسیدین را معرفی می‌کنیم.

تا امروز بیش از ۱۲۰۰ افزونه به مخزن افزونه‌های ابسیدین اضافه شده است.

سرعت و جستجو‌

سرعت ابسیدین در انجام کارها بینظیر است. حتی با کامپیوتری با ضعیف ترین امکانات می‌توانید ابسیدین را داشته باشید و از کار کردن با آن لذت ببرید. شاید برخی بگویند خوب کار کردن با نرم افزاری که فایل‌هایش روی سیستم است کاری ندارد اما واقعیت این است که در مدت دو سالی که این نرم افزار را دنبال می‌کنیم این نرم افزار سرمایه گذاری بسیاری روی سرعت خود داشته است. سرعتی که در هر بروزرسانی بهتر می‌شود.
جستجو هم از دیگر قابلیت‌هایی است که به راحتی به دست نیامده است. ابسیدین فایل‌ها را ایندکس می‌کند و از طریق یک جستجوی عالی به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به بهترین حالت در فایل‌ها جستجو کنید. اگر حتی هزاران فایل داشته باشید باز هم ابسیدین در جستجوی بین آن‌ها بدون کمترین زمانی پاسخ می‌دهد. قدرت جستجو را وقتی فقط یک کلیدواژه از یک متن طولانی در ذهنتان است و در ثانیه پیدا می‌کنید درک می‌کنید.

قابلیت‌های جذاب دیگر

گراف ارتباطات بین یادداشت‌ها:

کشیدن رابطه بین یادداشت‌ها با استفاده از لینک‌هایی که ایجاد شده اتفاق می‌افتد. با لینک زدن فایل‌ها حالا دیگر دسترسی به فایل‌های مرتبط راحت تر می‌شود و می‌توانید بهینه تر کار کنید. در آینده در مطلبی مفصل تر به این موضوع خواهیم پرداخت.

آپدیت‌های منظم:
تیم توسعه دهنده در نرم افزارهای رایگان خیلی مهم است. ابسیدین با اینکه رایگان است اما تیم توسعه‌دهنده آن مداوم آپدیت می‌دهند. تقریبا هر دو ماه یک ویژگی جذاب به ابسیدین اضافه می‌شود و اگر شما مایل باشید می‌توانید با پرداخت ۲۵ دلار زودتر به این آپدیت‌ها دسترسی خواهید داشت.

در کارفکر قصد دارم شما را با این نرم افزار و روش‌های مدیریت دانش آشنا کنم. با عضو شدن در خبرنامه همراهمان باشید.

یادداشت برداری کوانتومی: نحوه ایجاد یادداشت برای آینده نامشخص

این جایی است که حتی قوی‌ترین یادداشت‌برداران نیز معمولا متوقف می‌شوند. آنها مطمئن نیستند که در مرحله بعد چه کاری انجام دهند. آنها دانش جذابی را جمع‌آوری کرده‌اند، اما به جایی نرسیده است. یادداشت های ما چیزهایی برای استفاده هستند، نه فقط چیزهایی برای جمع آوری.
باید بتوانید چیزی را به سرعت ذخیره کنید و اصلاحات آینده را برای بعد ذخیره کنید.
از این نظر، یادداشت برداری مانند سفر در زمان است – شما بسته هایی از دانش را در طول زمان برای خودِ آینده‌تان ارسال می کنید.
شما احتمالاً کتاب‌ها، مقاله‌ها، ویدیوها و پست‌های رسانه‌های اجتماعی پر از ایده‌‌های جالب مصرف می‌کنید، اما چه شانسی دارید که بتوانید هر توصیه‌ای را در همان لحظه عملی کنید؟ چقدر احتمال دارد که زندگی به شکل یک بحران در محل کار، یک جلسه فوری در مدرسه فرزندتان یا یک سرماخوردگی غیرمنتظره مداخله کند؟ طبق تجربه من، زندگی دائماً ما را از اولویت‌هایمان هل می دهد و دور می کند. هر چه بیشتر مصمم باشیم که تمرکز کنیم و کاری را انجام دهیم، زندگی با تهاجمی بیشتری تمایل دارد تا شرایط اضطراری و تاخیر را در چهره ما ایجاد کند.

وظیفه شما به‌عنوان یک یادداشت‌نویس این است که یادداشت‌هایی را که در مورد چیزهایی که کشف می‌کنید، به گونه‌ای حفظ کنید که بتوانند از سفر به آینده جان سالم به در ببرند. به این ترتیب، هیجان و اشتیاق شما برای دانش به جای محو شدن، به مرور زمان افزایش می یابد.

قابلیت کشف – حلقه مفقوده در یادداشت برداری مفید

مهم‌ترین عامل در مورد اینکه آیا یادداشت‌های شما می‌توانند در این سفر به آینده زنده بمانند یا خیر، قابلیت کشف‌پذیری آن‌ها است، چقدر آسان می‌توان محتوای آنها را کشف کرد و به نکات خاصی که فوراً مفید هستند دسترسی داشت … درجه ای که می توان یک قطعه از محتوا یا اطلاعات را در جستجوی یک فایل، پایگاه داده یا سایر سیستم های اطلاعاتی یافت.
قابلیت کشف عنصری است که اغلب در یادداشت های افراد گم می شود
برای افزایش قابلیت کشف یادداشت‌هایتان، می‌توانیم به عادت ساده‌ای که احتمالاً از مدرسه به خاطر دارید روی آوریم: برجسته کردن مهم‌ترین نکات.
آینده خود را به عنوان یک مشتری تصور کنید. او مطمئنا بی حوصله و بسیار شلوغ خواهد بود. او وقت نخواهد داشت که صفحه به صفحه جزئیات را برای یافتن جواهرات پنهان بررسی کند. این وظیفه شماست که او را بر اساس ارزش یادداشت هایی که اکنون می گیرید، «بفروشید». ممکن است خود آینده شما فقط چند دقیقه قبل از شروع جلسه فرصت داشته باشد تا به سرعت یادداشت های خود را برای مرجع مورد نیاز جستجو کند. از این نظر، هر یادداشت مانند محصولی است که شما به نفع آن مشتری آینده ایجاد می کنید. اگر او آن را نخرد، فکر نمی‌کند که ارزش تلاش برای مرور یادداشت‌های گذشته را دارد، آنگاه تمام ارزش کاری که اکنون انجام می‌دهید از بین خواهد رفت.

این به پارادوکسی اشاره می کند که بسیاری از مردم هنگام یادداشت برداری تجربه می کنند: هرچه یادداشت های بیشتری جمع آوری کنند، حجم اطلاعات بیشتر می شود، زمان و تلاش بیشتری برای مرور همه آنها صرف می شود و زمان کمتری برای انجام دادن نیاز است. بنابراین. به طرز متناقضی، هر چه یادداشت‌های بیشتری جمع آوری کنند، کمتر قابل کشف می شوند!
هنگام برقراری ارتباط با یک فرد بسیار شلوغ، بسیار بی‌حوصله و بسیار مهم چه می کنید؟ شما پیام خود را به نکات کلیدی و گام‌های اجرایی خلاصه می‌کنید. وقتی ایمیلی را برای رئیس خود ارسال می کنید، درخواست خود را در جایی نزدیک به پایین دیوار عظیم متنی دفن نمی کنید. شما فوری‌ترین سوالاتی را که نیاز دارید او به آنها پاسخ دهد درست در بالای ایمیل شناسایی می‌کنید. هنگامی که شما در حال ارائه یک سخنرانی به رهبری سازمان خود هستید، ساعت‌ها حرف نمی‌زنید. شما جزئیات غیرضروری را کنار می گذارید و مستقیماً سر اصل مطلب می روید.

هایلایت نسخه ۲.۰: تکنیک خلاصه سازی پیشرو

این تکنیک ساده است: شما نکات اصلی یک نت را برجسته می‌کنید، و سپس نقاط اصلی آن نکات برجسته را برجسته می‌کنید، و به همین ترتیب، ماهیت یک نت را در چندین «لایه» عصاره‌گیری می‌کنید. هر یک از این لایه‌ها از نوع متفاوتی از قالب‌بندی استفاده می‌کنند تا بتوانید به راحتی آنها را از هم جدا کنید.

یک قانون کلی مفید این است که =ر لایه برجسته نباید بیش از ۱۰ تا ۲۰ درصد از لایه قبلی را شامل شود.

در اینجا یک تصویر از چهار لایه خلاصه سازی پیشرو ملاحظه می‌کنید:

لایه اول: ذخیره کردن یادداشت
این همان چیزی است که من آن را “لایه یک” می نامم. تکه های متنی که در ابتدا در یادداشت های من ثبت شد. توجه داشته باشید که من کل مقاله را ذخیره نکردم، فقط چند گزیده کلیدی بسیار ساده تر. اگر من نیاز به دانستن جزئیات کامل داشته باشم، پیوند مقاله اصلی را دقیقاً در پایین صفحه دارم. اگر کلماتی را حذف کردید «…» بگذارید که بدانید بخشی از پاراگراف را حذف کرده‌اید.

لایه دوم: بولد کردن
برای افزایش قابلیت کشف این یادداشت، باید لایه دوم عصاره‌گیری را اضافه کنم. من معمولاً این کار را زمانی انجام می‌دهم که وقت آزاد دارم در زمان استراحت یا عصرها یا آخر هفته‌ها، وقتی در حین کار روی پروژه‌های دیگر با یادداشت مواجه می‌شوم، یا وقتی انرژی برای کار متمرکزتر ندارم. تنها کاری که باید انجام دهم این است که نکات اصلی داخل یادداشت را پررنگ کند. این می‌تواند شامل کلیدواژه‌هایی باشد که نکاتی را درباره این متن ارائه می‌دهند، عباراتی که آنچه نویسنده اصلی می‌خواست بگوید را نشان می‌دهد، یا جملاتی که به‌ویژه با من طنین‌انداز شده‌اند، حتی اگر نتوانم دلیل آن را توضیح دهم. با نگاهی به قسمت‌های پررنگ همان یادداشت زیر، می‌توانید متوجه شوید که چقدر راحت‌تر می‌توان با نگاه کردن به آن قسمت‌ها، به‌سرعت ماهیت این یادداشت را درک کرد؟

لایه سوم: هایلایت کردن
اما هنوز تمام نشده است! برای یادداشت هایی که به خصوص طولانی، جالب یا ارزشمند هستند، گاهی اوقات ارزش افزودن لایه سوم هایلایت را دارد. من توصیه می‌کنم از ویژگی «هایلایت» ارائه‌شده توسط اکثر برنامه‌های یادداشت استفاده کنید، که جملات را به رنگ زرد روشن رنگ می‌کند، درست مانند ماژیک‌های فسفری که در مدرسه استفاده می‌کردیم (که در زیر به رنگ خاکستری روشن ظاهر می‌شوند). اگر برنامه یادداشت‌های شما ویژگی برجسته‌سازی ندارد، می‌توانید به جای آن از خط کشی یا نوع دیگری از قالب‌بندی استفاده کنید. فقط به قسمت های پررنگی که در لایه دو شناسایی کردید نگاه کنید و فقط جالب ترین و شگفت انگیزترین آن نکات را برجسته کنید.

لایه چهارم: خلاصه مدیریتی
یک لایه دیگر وجود دارد که می توانیم اضافه کنیم، اگرچه به ندرت مورد نیاز است. فقط برای منابع بسیار کمی که واقعاً منحصر به فرد و ارزشمند هستند، یک “خلاصه اجرایی” را در بالای یادداشت با چند نکته که مقاله را به زبان خودم خلاصه می کند، اضافه می کنم. بهترین نشانه نیاز به لایه چهارم زمانی است که متوجه می شوم بارها و بارها از یک یادداشت بازدید می کنم و به وضوح نشان می دهد که یکی از ==سنگ بنای تفکر من== است. توصیه می‌کنم از بولت پوینت استفاده کنید تا خودتان را تشویق کنید که این خلاصه اجرایی را مختصر کنید. از کلمات خود استفاده کنید، هر اصطلاح غیرمعمولی را که استفاده می کنید تعریف کنید، و به این فکر کنید که چگونه خود آینده شما، که ممکن است چیزی در مورد این منبع به خاطر نداشته باشد، آنچه را که می نویسید تفسیر کند.

برجسته کردن گاهی اوقات ممکن است خطرناک باشد. ممکن است تعجب کنید، “آیا تصمیم درستی در مورد اینکه کدام نکات مهم هستند یا این منبع چیست؟” لایه های متعدد خلاصه سازی پیشرو مانند یک شبکه ایمنی هستند. اگر در مسیر اشتباه رفتید یا اشتباه کردید، همیشه می توانید به نسخه اصلی برگردید و دوباره امتحان کنید. هیچ چیز فراموش یا حذف نمی شود.
خلاصه سازی پیشرو به شما کمک می کند به جای صرف زمان زیاد برای برچسب گذاری، پیوند دادن یا سایر ویژگی های پیشرفته ارائه شده توسط ابزارهای مدیریت اطلاعات، بر روی محتوا و ارائه یادداشت های خود تمرکز کنید. این یک کار عملی و آسان را به شما می دهد که حتی زمانی که انرژی لازم برای انجام کارهای چالش برانگیزتر را ندارید به ارزش افزوده می شود. مهمتر از همه، توجه شما را به محتوای مطالبی که می خوانید یا یاد می گیرید، حفظ می کند، چیزی که در دراز مدت اهمیت دارد.

خلاصه سازی پیش‌رو روشی برای به خاطر سپردن تا حد امکان نیست، بلکه روشی برای فراموش کردن تا حد امکان است. همانطور که ایده های خود را عصاره گیری میکنید، آنها به طور طبیعی بهبود می یابند، زیرا وقتی بخش های صرفا خوب را رها می کنید، قسمت های عالی می توانند درخشان تر بدرخشند.

روش PARA چگونه کار می کند: ذهن (و یادداشت های خود) را برای اقدام آماده کنید با سیستم PARA، هر بخش از اطلاعاتی که می خواهید ذخیره کنید را می توان در یکی از چهار دسته قرار داد:

• پروژه ها: تلاش های کوتاه مدت در کار یا زندگی خود که اکنون روی آنها کار می کنید.
• حوزه ها: مسئولیت های بلند مدتی که می خواهید در طول زمان مدیریت کنید.
• منابع: موضوعات یا علایقی که ممکن است در آینده مفید باشند.
• بایگانی: موارد غیرفعال از سه دسته دیگر.

پروژه ها: چیزی که در حال حاضر روی آن کار می کنم

پروژه ها چند ویژگی دارند که آنها را راهی ایده آل برای سازماندهی کارهای مدرن می کند.

• اولاً شروع و پایانی دارند. آنها در یک دوره زمانی خاص انجام می شوند و سپس به پایان می رسند.
• دوم، آنها یک نتیجه مشخص و واضح دارند که باید اتفاق بیفتد تا به عنوان کامل بررسی شوند، مانند «نهایی»، «سبز»، «راه اندازی شده» یا «انتشار».

حوزه ها: آنچه در طول زمان به آن متعهد هستم

• هر کدام از اینها مصداق یک حوزه مسئولیت هستند و با هم دسته دوم PARA را تشکیل می دهند. همه این حوزه‌ها، چه شخصی و چه حرفه‌ای، به اطلاعات خاصی نیاز دارند تا به طور مؤثر مدیریت شوند، اما آنها مانند پروژه‌ها نیستند.

نمونه هایی از حوزه های زندگی شخصی شما می تواند شامل موارد زیر باشد:

• فعالیت ها یا مکان هایی که شما مسئول آنها هستید: خانه/آپارتمان؛ آشپزی؛ مسافرت رفتن؛ ماشین.
• افرادی که در برابر آنها مسئول هستید یا در برابر آنها پاسخگو هستید: دوستان؛ بچه ها همسر؛ حیوانات خانگی
• استانداردهای عملکردی که شما مسئول آن هستید: سلامت؛ رشد شخصی؛ دوستی ها؛ امور مالی.
  در شغل یا تجارت شما:
• بخش ها یا وظایفی که شما مسئول آنها هستید: حسابداری؛ بازاریابی؛ عملیات؛ توسعه محصول.
• افراد یا تیم هایی که مسئولیت آنها یا پاسخگوی آنهاست: گزارش های مستقیم؛ مدیر؛ هیئت مدیره؛ تامین کنندگان
• استانداردهای عملکردی که شما مسئول آن هستید: توسعه حرفه ای؛ فروش و بازاریابی؛ روابط و شبکه‌سازی؛ استعدادیابی و استخدام.

منابع: چیزهایی که می خواهم در آینده به آنها ارجاع دهم

• به چه موضوعاتی علاقه دارید؟ معماری؛ طراحی داخلی؛ ادبیات انگلیسی؛ درست کردن قهوه.
• در مورد چه موضوعاتی تحقیق می کنید؟  عادت سازی؛ یادداشت برداری؛ مدیریت پروژه؛ تغذیه.
• به چه اطلاعات مفیدی می‌خواهید بعدا بتوانید ارجاع دهید؟ برنامه‌های سفر تعطیلات؛ اهداف زندگی؛ عکس های استوک; توصیفات محصول
• کدام علایق یا سرگرمی را دارید؟ قهوه؛ فیلم های کلاسیک؛ موسیقی هیپ هاپ؛ انیمیشن

آرشیوها: چیزهایی که تکمیل کرده ام یا در حالت تعلیق قرار داده ام

• پروژه هایی که تکمیل یا لغو می شوند
• حوزه‌هایی که دیگر به آنها متعهد نیستم (مانند زمانی که یک رابطه به پایان می رسد یا پس از نقل مکان از آپارتمان خود)
• منابعی که دیگر مرتبط نیستند و علاقه‌ای ندارم(سرگرمی هایی که علاقه خود را به آنها از دست می دهید یا موضوعاتی که دیگر به آنها اهمیت نمی دهید)

تیاگو فورته (مبدع این روش) از روش PARA چطور استفاده می‌کند؟

تیاگو فورته در کتاب خود نمونه‌ای که خود در زندگی شخصی از آن استفاده می‌کند را ارائه کرده است. در ادامه این روش را مرور می‌کنیم.
ظاهر ساده و مینیمال اولیه او اینگونه است:

داخل پوشه پروژه‌های او پروژه‌های جاری او را نمایش می‌دهد:

داخل پوشه یک پروژه هم تلاش کرده است مطالب را تفکیک کند. مثلا داخل پوشه کتاب ساختن مغز دوم (BASB) همه مطالب مرتبط را گنجانده است.

نمونه‌ای دیگر پوشه پروژه استودیو خانگی اوست. ۲۷ یادداشت مرتبط با این موضوع را ذخیره سازی کرده است.

در بخش حوزه‌های او لیستی از حوزه‌ها را می‌توانیم ببینیم. ماشین لباس غذا و مطالبی که مرتبط با کار اوست با تگ FL (Forte Labs) علامت گذاری شده است.

داخل حوزه سلامت ۳۴ یادداشت را می‌توانیم ببینیم. ۳۴ یادداشت که هر کدام به بخشی از حوزه سلامت او مرتبط است.

در بخش منابع دسته بندی بر اساس موضوعی و برخی موارد نوع مطلب را انجام داده است:

در بخش آرشیو هم لیستی از پروژه‌ها و حوزه‌ها و منابعی است که الان کمتر از آن‌ها استفاده می‌کند.

• شاخص اول الهام بخش بودن است. مطالبی را ذخیره کنیم که الهام بخش هستند برای ما و در آینده می‌توانند به ما در برانگیختن حس خلاقیت کمک کنند.
• شاخص دوم مفید بودن است. اینکه اول حوزه‌هایی را برای خودمان مشخص کرده‌ایم و حالا وقتی داریم مطالبی را میخوانیم میدانیم این مطلب در آینده در آن حوزه به درد ما میخورد.
• شاخص سوم شخصی بودن است. تاکید نویسنده این است که حال و احوالات خود را ذخیره کنیم. مطالب شخصی بعدا که توسط خودمان بررسی می‌شود نکات خوبی دارد.
• شاخص چهارم شگفت انگیز بودن است. این شاخص به ما می‌گوید مطالبی را ذخیره کنیم که شگفت انگیز است چرا که باعث می‌‌شود در تله شناختی تایید نیفتیم.
• چند توصیه پایانی هم دارد: طنین و هارمونی بین مطالب، ذخیره کردن منبع و آدرس مطلب و پرهیز از ذخیره کردن بسیار از جمله مطالبی است که نویسنده به آن‌ها اشاره کرده است.

توصیه‌های زیر به شما کمک می‌کند که مطالب را بر اساس یک روش ذخیره سازی کنید. در اینجا چهار معیار وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا دقیقاً تصمیم بگیرید کدام بخش از دانش ارزش نگهداری دارد:

معیار شماره ۱: آیا برای من الهام بخش است؟

• الهام یکی از نادرترین و گرانبهاترین تجربیات زندگی است. این سوخت ضروری برای انجام بهترین کار شما است، با این حال غیرممکن است که هر وقت نیاز داشتید الهام بگیرید.
• راهی برای برانگیختن مرتب حس الهام بخشی وجود دارد: مجموعه ای از نقل قول ها، عکس ها، ایده ها و داستان های الهام بخش را نگه دارید. هر زمان که نیاز به استراحت، دیدگاه جدید یا کمی انگیزه داشتید، می توانید به آن نگاه کنید و ببینید چه چیزی تخیل شما را جرقه می زند.

معیار شماره ۲ : آیا مفید است؟

• گاهی اوقات به اطلاعاتی برخورد می کنید که لزوماً الهام بخش نیست، اما می دانید که ممکن است در آینده مفید باشد. یک آمار، یک مرجع، یک یافته پژوهش یا یک نمودار مفید – اینها معادل قطعات یدکی هستند که یک نجار ممکن است در کارگاه خود نگه دارد و بعدا از آن‌ها در وسایلی که می‌سازد بهره ببرد.

معیار شماره ۳: آیا شخصی است؟

• یکی از باارزش ترین انواع اطلاعات برای نگهداری، اطلاعات شخصی است – افکار، افکار، خاطرات و یادگاری های خودتان – مانند شیوه قدیمی یادداشت برداری یا یادداشت روزانه، می توانیم از یادداشت برداری برای مستندسازی زندگی خود و درک بهتر چگونگی تبدیل شدن به آن چیزی که هستیم استفاده کنیم.

معیار شماره ۴: آیا شگفت‌انگیز است؟

• ما به عنوان انسان یک سوگیری طبیعی برای جستجوی شواهدی داریم که آنچه را قبلاً باور داریم تأیید می کند، یک پدیده به خوبی مطالعه شده به عنوان “سوگیری تایید”.
• اگر تعجب نمی کنید، پس قبلاً آن را در سطحی می دانستید، پس چرا به آن توجه داشته باشید؟ غافلگیری یک فشارسنج عالی برای اطلاعاتی است که با درک موجود ما مطابقت ندارد، به این معنی که پتانسیل تغییر نحوه تفکر ما را دارد.

چند توصیه:

• در نهایت آن چیزی را ذخیره کنید که طنین و هارمونی ایجاد می‌کند. نیازی نیست دقیقاً بفهمید که چرا طنین انداز می شود. فقط به دنبال نشانه ها باشید: چشمان شما ممکن است کمی گشاد شود، قلب شما ممکن است ضربان خود را از دست بدهد، گلوی شما ممکن است کمی خشک شود، و حس گذشت زمان شما ممکن است به طور ماهرانه ای کند شود، زیرا دنیای اطراف شما محو می شود. این‌ها سرنخ‌هایی هستند که نشان می‌دهند زمان ضربه زدن به دکمه «ذخیره» فرا رسیده است. زمانی که مطلبی را پیدا کرده‌اید که برای شما الهام بخش است.
• علاوه بر ثبت آنچه که شخصاً با شما طنین انداز می شود، چند چیز دیگر وجود دارد که معمولاً برای ذخیره در یادداشت های شما مفید است. ایده خوبی است که اطلاعات کلیدی در مورد منبع یک یادداشت، مانند آدرس اصلی صفحه وب، عنوان قطعه، نویسنده یا ناشر، و تاریخ انتشار آن را دریافت کنید. بسیاری از ابزارهای ضبط حتی قادر به شناسایی و ذخیره این اطلاعات به صورت خودکار هستند. همچنین، گرفتن عناوین فصل‌ها، سرفصل‌ها و فهرست‌های نقطه‌بندی اغلب مفید است، زیرا آنها ساختاری به یادداشت‌های شما می‌بخشند و حلاجی مطالب را نشان می‌دهند که قبلاً توسط نویسنده از طرف شما انجام شده است.
• کل فصل های یک کتاب را ذخیره نکنید، فقط بخش های انتخاب شده را ذخیره کنید. رونوشت کامل مصاحبه ها را ذخیره نکنید، چند مورد از بهترین نقل قول ها را ذخیره کنید. کل وب‌سایت‌ها را ذخیره نکنید، چند اسکرین شات از بخش‌هایی که بیشتر جالب هستند ذخیره کنید
• بزرگ‌ترین دامی که می‌بینم وقتی مردم شروع به گرفتن یادداشت‌های دیجیتالی می‌کنند در آن گرفتار می‌شوند، ذخیره کردن بیش از حد است. اگر سعی کنید هر قطعه ای را که به آن برخورد می کنید ذخیره کنید، در معرض خطر غرق شدن در آینده خود با هزاران اطلاعات نامربوط قرار می گیرید
• به همین دلیل است که در نظر گرفتن دیدگاه سازنده بسیار مهم است: این که ما داوران، ویراستاران و مفسران اطلاعاتی هستیم که انتخاب میکنیم وارد زندگی‌مان شود.

تیاگو فورته معتقد است ما برای اینکه بتوانیم مطالبمان را دسته بندی کنیم روش‌های مختلفی تا به امروز معرفی شده‌اند اما هیچ یک برای اقدام کردن و استفاده کردن طراحی نشده است. روش PARA یک روش ساده است که میتوانیم مطالب و یادداشت‌هایمان را بر آن اساس دسته بندی کنیم. مطالب زیر استخراج فصل سازماندهی در کتاب ساختن مغز دوم نوشته تیاگو فورته است.

سازماندهی باید بر اساس اقدام باشد.

سازماندهی برای اقدام: جایی که ۹۹ درصد یادداشت‌نویسان در آن گیر می کنند (و چگونه آن را حل کنیم)
وقتی یادداشت برداری را شروع کنید به زودی با مشکل جدیدی روبرو خواهید شد: با این همه مطالب ارزشمندی که جمع آوری کرده اید چه کار کنید؟ هر چه بیشتر آن را جمع آوری کنید، این مشکل بزرگتر خواهد شد! ثبت یادداشت‌ها بدون روشی مؤثر برای سازمان‌دهی و بازیابی آن‌ها تنها منجر به غرق شدن بیشتر می‌شود.
من سال‌ها برای حل مشکل نحوه سازماندهی زندگی دیجیتالم تلاش کردم. من تکنیک‌هایی را امتحان کردم که از سازمان‌دهی فضاهای فیزیکی، هر نوع دفترچه یادداشت با قالب‌بندی خاص، و حتی سیستم اعشاری دیویی که در کتابخانه‌ها استفاده می‌شود، قرض گرفته‌ام. سعی کردم فایل‌هایم را بر اساس تاریخ، موضوع، نوع، و طرح‌های پیچیده دیگر سازماندهی کنم، اما هر روشی که امتحان کردم سریعا شکست خوردم.

مشکل این بود که هیچ یک از این سیستم ها در زندگی روزمره من ادغام نشد. آن‌ها همیشه از من می‌خواستند که از یک سری قوانین مفصل پیروی کنم که زمان زیادی از من می‌گرفت و به این معنی بود که از آنها با سرعت بیشتری استفاده نکنم. هر بار که از واگن سازمان‌دهی خارج می‌شدم، تمام یادداشت‌ها و فایل‌هایم را در پوشه‌ای برای هر پروژه‌ای که در حال حاضر روی آن متمرکز بودم، می‌ریزم. این تضمین می‌کرد که حداقل دقیقاً همان چیزی را که برای کار فعلی‌ام نیاز داشتم، فوراً در دسترس داشته باشم – بدون نیاز به برچسب‌گذاری، بایگانی یا کلمات کلیدی.

سپس یک روز متوجه شدم: چرا همیشه پرونده هایم را به این ترتیب سازماندهی نکردم؟ اگر سازماندهی بر اساس پروژه طبیعی ترین راه برای مدیریت اطلاعات با حداقل تلاش بود، چرا آن را به صورت پیش فرض قرار ندهید؟

این کاری بود که من انجام دادم و در کمال تعجب، کارم درست شد. با گذشت زمان، من این رویکرد مبتنی بر عمل را با هزاران دانش‌آموز و دنبال‌کننده، اصلاح، ساده‌سازی و آزمایش کردم. من در نهایت نام این سیستم سازمان‌دهی را PARA گذاشتم که مخفف چهار دسته اصلی اطلاعات در زندگی ما است: پروژه‌ها، حوزه‌ها، منابع و آرشیوها. این چهار دسته جهانی هستند و شامل هر نوع اطلاعات، از هر منبع، در هر قالب، برای هر هدف هستند.

وسوسه در هنگام ثبت یادداشت ها در ابتدا این است که تصمیم بگیرید کجا باید بروند و هدف از ثبتشان چیست. مشکل اینجاست: لحظه‌ای که برای اولین بار ایده‌ای را ثبت می‌کنید، بدترین زمان برای تصمیم‌گیری درباره ارتباط آن است. اول، به این دلیل که شما به تازگی با آن مواجه شده اید و هیچ زمانی برای تفکر در مورد هدف نهایی آن نداشته اید، اما مهمتر از آن، زیرا مجبور کردن خود به تصمیم گیری هر بار که چیزی را ضبط می کنید، اصطکاک زیادی به فرآیند اضافه می کند. این باعث می‌شود که این تجربه از نظر ذهنی مایه‌گذاری شود و در نتیجه احتمال وقوع آن در وهله اول کمتر شود.

جداسازی تصمیم ذخیره کردن و طبقه بندی کردن

به همین دلیل است که جدا کردن ضبط و سازماندهی به دو مرحله مجزا بسیار مهم است: “نگه داشتن آنچه در لحظه طنین ایجاد می ‌کند” تصمیمی جدا از تصمیم برای ذخیره چیزی برای دراز مدت است. اکثر برنامه‌های یادداشت دارای بخش «صندوق ورودی» یا «یادداشت‌های روزانه» هستند که در آن یادداشت‌های جدیدی که گرفته‌اید ذخیره می‌شوند تا زمانی که بتوانید دوباره آنها را ببینید و تصمیم بگیرید که به کجا تعلق دارند. به آن به عنوان یک منطقه انتظار فکر کنید که در آن ایده های جدید زندگی می کنند تا زمانی که آماده باشید آنها را در مغز دوم خود هضم کنید. جدا کردن جمع‌آوری و سازمان‌دهی ایده‌ها به شما کمک می‌کند در حال حاضر بمانید، به آنچه طنین‌انداز می‌شود توجه کنید، و تصمیم‌گیری در مورد اینکه با آن‌ها چه کاری انجام دهید را به زمان جداگانه‌ای بسپارید. (مثل بحث بازبینی‌های هفتگی و ماهانه)

• • در کدام پروژه این بیشتر مفید خواهد بود؟
  • اگر نه: این در کدام حوزه بیشتر مفید خواهد بود؟
  • اگر نه: این به کدام منبع تعلق دارد؟
  • اگر نه: در بایگانی قرار دهید.

وقتی زندگی شلوغ می‌شود، اجازه می‌دهیم که پروژه‌ها و اهدافمان به حاشیه بروند. پروژه‌های شخصی و اهداف بلندمدت انعطاف پذیرند و بعداً می‌توانید به آنها برسید. یادداشت‌ها، نشانک‌ها، نکات برجسته و تحقیقاتی که برای یافتن آنها سخت کار کرده‌ایم، عمیق‌تر و عمیق‌تر در سیستم‌های فایل ما فرو می‌روند تا اینکه در نهایت فراموش کنیم که حتی وجود دارند.

سازماندهی اطلاعات مانند یک آشپزخانه – چه چیزی می سازم؟
همه چیز در یک آشپزخانه برای ساختن نتیجه طراحی و سازماندهی شده است – تهیه یک وعده غذایی تا حد امکان موثر.
–بایگانی‌ها مانند فریزر هستند، اقلام تا زمانی که مورد نیاز باشند در سردخانه نگهداری می‌شوند، که ممکن است در آینده بسیار دور مورد استفاده باشند.
–منابع مانند انباری هستند، برای استفاده در هر وعده غذایی که درست می کنید در دسترس هستند، اما در این بین به طور مرتب دور از دید قرار می گیرند.
–حوزه‌های فعالیت مانند یخچال هستند، مواردی که قصد دارید نسبتاً زود از آنها استفاده کنید و می خواهید بیشتر آنها را بررسی کنید.
–پروژه‌ها مانند قابلمه‌ها و ماهیتابه‌هایی هستند که روی اجاق می‌پزند، اقلامی که در حال حاضر فعالانه آماده می‌کنید. هر نوع غذا بر اساس میزان دسترسی شما برای تهیه وعده های غذایی که می خواهید بخورید، سازماندهی می شود.

تیاگو فورته / کتاب ساختن مغز دوم

به‌جای سازمان‌دهی ایده‌ها بر اساس جایی که می‌آیند، توصیه می‌کنم آنها را بر اساس جایی که می‌روند- مخصوصاً نتایجی که می‌توانند به شما کمک کنند سازماندهی کنید. آزمون واقعی ارزشمند بودن یک دانش این نیست که آیا کاملاً سازماندهی شده و برچسب گذاری شده است یا خیر، بلکه این است که آیا می تواند بر کسی یا چیزی که برای شما مهم است تأثیر بگذارد یا خیر.

روش PARA یک سیستم بایگانی نیست. این یک سیستم تولید است تلاش برای یافتن «مکان عالی» که در آن یادداشت یا فایل تعلق دارد، فایده ای ندارد. اساسا روشی نیست. کل سیستم همگام با زندگی دائماً در حال تغییر شما در حال تغییر و تغییر است.

پروژه‌های تکمیل شده اکسیژن مغز دوم شما هستند. وقتی یک پروژه کامل شد تازه متوجه خواهید شد که این سیستم چطور به بهبود فرآیند مدیریت دانش شما کمک خواهد کرد.

وقتی همه «موارد» گذشته فضای ما را شلوغ و به هم ریخته است، نمی‌توانیم بهترین تفکر و بهترین کار خود را انجام دهیم. به همین دلیل است که این مرحله بایگانی بسیار مهم است: شما چیزی را از دست نمی دهید، و همه آن را می توان از طریق جستجو پیدا کرد، اما باید همه آن را از دید و ذهن خارج کنید.

من آموخته ام که پروژه های خلاقانه تکمیل شده جریان خون مغز دوم شماست. آنها کل سیستم را تغذیه، تازه و آماده برای عمل نگه می دارند. مهم نیست که سیستم یادداشت برداری شما چقدر سازمان یافته، از نظر زیبایی شناسی دلپذیر یا چشمگیر باشد.

مصرفِ محتوا

هر فرد به طور روزانه میزان بسیار زیادی از اطلاعات را مصرف می‌کند. از وقتی از خواب بیدار می‌شوید تا وقتی بخوابید احتمالا برخی از موقعیت‌های زیر را تجربه می‌کنید:

• وارد شبکه‌های اجتماعی می‌شوید و کانال‌های خبری که قبلا ابراز تمایل کرده‌اید یا پلتفرم برای شما شایسته دیده به شما نمایش می‌دهد و محتوا را می‌بینید. برخی را ذخیره می‌کنید تا بعدا از آن استفاده کنید. اما کجا و کی معلوم نیست.
• تلویزیون را روشن می‌کنید و اخبار یا برنامه تلویزیونی را مشاهده می‌کنید. این وسط آگهی‌های تلویزیونی هم هرکدام محصولات مختلفی را به شما معرفی می‌کنند. در تلویزیون نکاتی مطرح میشود که به کارتان می آید اما روشی برای ذخیره سازی ندارید.
• دوستان و همکارانتان پیام‌هایی به شما می‌دهند و در مورد موضوعاتی گفتگو می‌کنید و نظراتتان را بیان می‌کنید و نظرات دیگران را می‌شنوید. برخی از گفتگوها نتایجی در فعالیت‌هایتان دارد اما ذخیره نمی‌شود.
• نامه‌های کاری به شما می‌رسد و به دنبال رسیدن به جواب اینترنت و حافظه کامپیوتر را بالا و پایین می‌کنید. اما بسیاری از اطلاعات را پیدا نمیکنید.

از عبارت مصرف اطلاعات استفاده می‌کنیم چرا که واقعا اطلاعات را مصرف می کنیم. شاید یک شباهت بتوان بین اطلاعات و مواد غذایی برقرار کرد تا مصرف اطلاعات در ذهنتان بیشتر بماند. اطلاعات را مغز ما مصرف می کند و مواد غذایی را سیستم گوارش. اطلاعات به ما بینش و نگرش می‌دهند و مواد غذایی انرژی برای سوخت و ساز بدن. سیستم گوارش اضافه غذا را دفع می‌کند و ذهن ما هم اطلاعات اضافه را پاک می‌کند.
با همه این شباهت‌ها یک تفاوت بسیار کلیدی بین این دو وجود دارد. سیستم گوارش از ما سوال نمی‌کند که چه مواردی را دفع و چه مواردی را نگه دارم و تبدیل به انرژی کنم؟ در طی سال‌ها این سیستم به گونه‌ای بهینه شده است که به صورت خودکار عمل می‌کند. اما در مورد مغزمان این سیستم نیاز به تربیت دارد. باید به او بگوییم چه محتوایی را لازم داریم و چه محتوایی را نمی‌خواهیم. فرآیند آموزش در مدرسه اصلا برای این موضوع بهینه نیست.
برای اینکه آمار و ارقام مصرف محتوا دستتان بیاید نیویورک تایمز گزارش داده که هر فرد به طور روزانه ۳۴ گیگابایت اطلاعات مصرف می‌کند. مطالعه دیگری که تایمز به آن استناد کرده است می‌گوید هر فرد به طور روزانه ۱۷۴ روزنامه پر از اطلاعات را مصرف می‌کند. ۵ برابر سال ۱۹۸۶.

مطالب را گم میکنیم.

ذهنمان مطالب را گم می‌کند. حافظه‌ی ما به اندازه کافی بهینه و پیشرفته نیست. یادش می‌رود چه اطلاعاتی را کجا دیده. حتما برای شما هم اتفاق افتاده که پاسخی به یک پرسش به ذهنتان رسیده است اما یادتان می‌رود کجا و چطور و کلی وقت باید صرف پیدا کردن آن محتوا کنید.
تحقیقی از مایکروسافت می‌گوید هر کارمند امریکایی به طور متوسط ۷۶ ساعت در سال را صرف پیدا کردن یادداشت‌ها و فایل ها کرده است. و گزارشی از سازمان داده جهانی (International Data Corporation) ۲۶ درصد از وقت یک کارمند دانشی (Knowledge Worker) صرف گشتن و پیدا کردن اطلاعات در سیستم‌های مختلف شده است. فقط ۵۶ درصد مواقع می‌توانند به اطلاعاتی که می‌خواهند در لحظه دست پیدا کنند.
به تعبیر دیگر ما پنج روز در هفته کار می‌کنیم و در عمل یک روز را به دنبال اطلاعاتی می‌گردیم که می‌خواهیم با آن‌ها کار کنیم. نصف مواقع هم در پیدا کردن آن موفق می‌شویم. این شاید مهم‌ترین نیاز ما به مغز دوم باشد. روشی که می‌خواهیم با آن ورودی اطلاعات به مغزمان را طبقه‌بندی کنیم و از آن خروجی‌های معنادار بگیریم.
هر میزان انرژی که ما صرف پیدا کردن اطلاعات می‌کنیم از کاسه فکر کردن کم می‌شود. چیزی که فقط انسان‌ها می‌توانند انجام دهند. اختراع کردن، خلق داستان، تحقیق، آزمایش و تئوری پردازی.

دسترسی به اطلاعات دیگر مزیت نیست!

اطلاعات دیگر مزیت نیست. دسترسی به آن راحت است و همه به آن دسترسی دارند. چیزی که همه به آن دسترسی داشته باشند دیگر مزیت محسوب نمی‌شود. شاید بیست سال پیش داشتن فرمان هیدرولیک برای ماشین‌ها مزیت محسوب می‌شد و خودروسازان روی این ویژگی تبلیغات می‌کردند ولی امروزه به استاندارد بدل شده و همه این قابلیت را دارند. شاید صد سال پیش شخصی اگر دسترسی ویژه‌ای به اطلاعات داشت برایش مزیت محسوب می‌شد ولی امروزه با یک جستجوی ساده یا یک درخواست از هوش مصنوعی به انبوهی از اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنیم. دسترسی دیگر مزیت برای ما انسان‌ها نیست.
اینکه بتوانیم اطلاعات را به هم وصل کنیم و چیز جدید بسازیم یک هنر است. هنر ساختن. این قابلیتی است که انسان‌ها به طور خاص دارند و می‌توانند مزیت خلق کنند. باید به جای دسترسی داشتن به اطلاعات و مداوم ذخیره کردن اطلاعات به وصل کردن آن‌ها فکر کنیم.
یک بلوک سازنده دانش گسسته و پراکنده است. ارزش ذاتی خود را دارد ولی در کنار بلوک‌های دیگر چیزهای بزرگتری خلق می‌کند. یک استدلال، یک گزارش، یک پیشنهاد یا یک داستان.
اطلاعات دیگر کمیاب نیست. این فرضیه را از ذهنتان خارج کنید.

اطلاعات دوران تحصیل به کارتان نمی آید.

وقتی در دنیای حرفه‌ای مشغول به کار می‌شوید با آن چیزی که در دنیای مدرسه آموخته‌اید بسیار متفاوت است. در دنیای مدرسه و دانشگاه به فرد گفته می‌شود که چه منابعی برای امتحان دارد و چه چیزی را بخواند و یادداشت بردارد و حفظ کند. در دنیای مدرسه بعد از آموختن متاسفانه به مرحله اقدام نمی‌رسید و انبوهی از دانش نیمه‌کاری رها می‌شد. اما در دنیای حرفه‌ای کار کاملا متفاوت است:

• مشخص نیست از چه چیزی باید یادداشت بردارید. مدیرتان در یک لحظه از شما در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد واحدتان می‌پرسد و لحظه‌ای دیگر تحلیل یک گزارش را از شما می‌خواهد. این فرصت‌ها باعث می‌شود دقیقا ندانید چه مطلبی را بخوانید و از چه چیزی یادداشت بردارید.
• هیچ کس به شما نمی‌گوید این یادداشت‌ها قرار است چه فایده‌ای داشته باشد‌. یک بار نرم افزار یادداشت برداری خود را نگاه کنید. با انبوهی از محتوا مواجه می‌شوید که هیچ وقت قرار نیست از آن‌ها استفاده کنید و فقط می‌دانید که قرار است یک روزی به کارتان بیاید.
• شما باید بعد از یادداشت یک اقدام انجام دهید. در دوران دانشگاه اصطلاحی داشتیم به نام امتحان فرغونی. یعنی قرار است این مطلب را شب امتحان مثل فرغون پر کنیم و روی برگه امتحان خالی کنیم. اما در دنیای حرفه‌ای اینگونه نیست. قرار نیست فرغونی از اطلاعات را روی سر مشتری یا رئیستان خالی کنید. باید اطلاعاتی که جمع آوری می‌کنید به اقدامات و تسک‌های عملیاتی تبدیل شود.

برای خواندن ادامه مطلب می‌توانید مطلب ساختن مغز دوم چیست را مطالعه کنید.

ساختن مغز دوم روشی است برای ذخیره و یادآوری سیستماتیک ایده‌ها، الهام‌ها، بینش‌ها و ارتباطاتی که از طریق تجربه به دست آورده‌ایم. این حافظه و عقل ما را با استفاده از ابزارهای مدرن فناوری و شبکه ها گسترش می دهد.

نگاهتان به مغز دومتان به عنوان بهترین دستیار شخصی جهان باشد.
کاملاً قابل اعتماد و کاملاً سازگار است. همیشه آماده و منتظر است تا اطلاعات زیادی را که ممکن است برای شما ارزش داشته باشد ، ضبط کند. مسیرها را دنبال می‌کند ، پیشنهادات مفیدی را ارائه می دهد و به شما یادآوری می کند که برای شما چقدر این اطلاعات مهم است.

کل مهارت یادداشت نویسی که در مدرسه آموختیم نه تنها کهنه است بلکه دقیقا نقطه مقابل نیاز ماست. ما در مدرسه نوشتن روی کاغذ را تمرین کردیم و دیگر این روش در دنیای دیجیتال به آن معنا و مفهوم دیگر کاربردی ندارد. یادداشت برمیداشتیم و دقیقا روز بعد از امتحان به آن یادداشت‌ها احتیاجی نداشتیم. هیچ وقت به آن یادداشت‌ها ارجاع نمی‌دادید و انگار فقط برای امتحان بودند. انگار دانش دورریختنی بود. می اموختیم که بعد از امتحان آن را بیرون بیاندازیم.

مغز دوم شما فقط یک ابزار نیست، بلکه یک محیط است. باغی از دانش پر از مسیرهای آشنا و پرپیچ و خم، اما با گوشه‌های مخفی و دنج. هر مسیری نقطه پرش به سمت ایده ها و دیدگاه های جدید است. باغ ها طبیعی هستند، اما تصادفی به وجود نمی آیند. آنها برای کاشت گیاهان، اصلاح علف های هرز و شکل دادن به مسیرهای پیچ در پیچ در میان آنها نیاز به یک مراقب دارند. زمان آن فرا رسیده است که در محیط های دیجیتالی که اکنون بسیاری از ساعات بیداری خود را در آن می گذرانیم، وقت بیشتری برای نگهدار‌ی‌اش بگذاریم.
هنگامی که این محیط را ایجاد کردید، می دانید که در زمان نوشتن یک مطلب جدید به کجا بروید. لازم نیست بنشینید و نیم ساعت را با زحمت تمام مواد مورد نیاز برای شروع را جمع آوری کنید. مغز دوم شما مانند خلوت‌گاه جامع ذهنی شماست که هر زمانی که بخواهید می توانید در آن قدم بگذارید و دنیا را ببندید و دنیایی از خودتان تصور کنید.

به طور کلی کتاب ساختن مغز دوم سه بخش محوری دارد:
بخش اول: مغز دوم چیست و تعریف و شرح مسئله.
بخش دوم: روش CODE که سرواژه سازی شده از چهار کلمه: Capture, Organize, Distill, Express است. برای هر یک از این چهار کلمه یک فصل اختصاص داده است و توضیحات خوبی ارائه کرده است.
بخش سوم: سه فصل در باب آداب پیاده سازی این موضوع در زندگی اختصاص داده است.
در کارفکر تلاش میکنیم مطالب کتاب را به همراه مثال‌ها توضیحات کاربردی برای شما ارائه دهیم تا بتوانید به راحتی مغز دوم خودتان را بسازید. لازم به توضیح است مطالبی که در زیر نقل قول شده است منتخبی از کتاب ساختن مغز دوم است و شما را از خواندن کتاب بی نیاز نمی‌کند.

روش CODE

روش CODE در ساختن مغز دوم. چهار مهارت مهم که باید یاد گرفت و خوب به کار بست.
روش CODE سرواژه این چهار کلمه است: Capture, Organize, Distill, Express
هر یک از این چهار اقدام یک اصل بدون زمان است که در طی زندگی بشر به آن رسیده ایم. از نقاشی های درون غار تا ورک شاپ پست مدرن هنری امروز.
منعطف و قابل کاربست برای هر تخصص، نقش یا مسیر شغلی با هر روش یادداشت برداری و پلتفری که ترجیح می‌دهید است.
همانطور که ما یک کد ژنتیکی داریم که رنگ چشم و قدمان در آن منعکس شده، هر کس یک کد خلاقانه سیمپیچی شده در مغزمان داریم که روش فکر کردن و نحوه تعامل با جهانمان را شکل می‌دهد. مشابه کدهای نرم افزاری که برنامه ها روی آن اجرا می‌شوند و اطلاعات را سامان می‌دهد. همچنین یک کد مخفی در طول زمان بوده که حالا وقت افشای روش کارکردن آن است.

یک. ضبط کردن یا ذخیره کردن(Capture):‌ چیزی را نگه دارید که هم‌نواختی یا طنین (Resonance) ایجاد کند.

مشکل اینجاست: ما نمی‌توانیم تک تک بیت‌های جریان اطلاعاتی که دریافت می‌کنیم را مصرف کنیم. اگر تلاش کنیم که همه آن را ذخیره کنیم به سرعت خسته و در اطلاعات غرق خواهیم شد.
مانند دانشمندی که فقط کمیاب‌ترین پروانه‌ها را برای مطالعه به آزمایشگاه می‌برد، هدف ما باید «گرفتن» ایده‌ها و بینش‌هایی باشد که فکر می‌کنیم واقعاً ارزش یادداشت برداری دارند. محتوا حتی بدون دخالت ما در اطراف ما انباشته می شود.
راه حل این است که محتوایی که طنین انداز است را در مکان قابل اعتمادی که قدرت کنترلش را دارید نگه دارید و بقیه را کنار بگذارید. داشتن عادت گرفتن دانش، فواید آنی برای سلامت و آرامش روانمان دارد.

دو. مرتب کردن(Organize) : ذخیره برای اقدام

وقتی که یادداشت‌هایی را ذخیره می‌کنید که هم‌نواختند بالاخره به این ایده می‌رسید که آن‌ها را مرتب کنید و دسته بندی کنید.
اکثر مردم مایلند اطلاعات را بر اساس موضوع دسته بندی کنند. مانند سیستم Dewey که احتمالا در کتابخانه‌ها دیده‌اید.
بهترین روش برای مرتب کردن یادداشت‌هایتان دسته‌بندی برای اقدام است، ==بر اساس پروژه‌هایی که همین الان روی آن‌ها کار می‌کنید==.
اطلاعات جدید را به عنوان ابزار کار ببینید. سوال کنید این اطلاعات چطور قرار است پروژه‌های فعلی من را به جلو ببرد؟
دسته‌بندی بر اساس اقدام به شما حس شفافیت خارق‌العاده ای می‌دهد به خاطر اینکه میدانید هر چیزی دقیقا برای چه موضوعی نگهداری می‌شود.
برای دسته بندی و مرتب کردن از روش PARA استفاده کنید.

سه. عصاره گیری و خلاصه کردن(Distill): ضرورت را بیابید.

==ذهن آدم مثل یک دستگاه تولید ذرت بوداده می‌ماند.== پر از ارتباطات است. ایده‌ها را در آن می‌اندازید و مثل ذرت منفجر می‌شود و پاپ کرن می‌شود. هر یادداشت مثل یک دانه از ایده است، به شما یادآوری می‌کند شما چه چیزی می‌دانید و درباره آن موضوع چطور می اندیشید.
چرا مهم است شما به راحتی نکته اصلی یادداشت یادتان بیاید؟ به خاطر اینکه وسط یک روز شلوغ کاری، ==شما وقت ندارید== ده صفحه از متن یک کتاب را که سال پیش خوانده‌اید بخوایند، باید بتوانید سریع و راحت نکات اصلی را پیدا کنید.
این را سوال را مدام وقتی یادداشت برمی‌دارید از خودتان بپرسید: چطور می‌توانیم این را برای خود آینده‌ام مفیدتر کنم؟ این سوال به شما کمک می‌کند کلمات و نکاتی را یادداشت کنید که به شما بگوید چرا شما این یادداشت را ذخیره کرده‌اید و چه چیزی توجه‌تان را جلب کرد.
برای خلاصه برداری از روش خلاصه برداری پیش‌رو استفاده کنید.

چهار. انتشار(Express) : کارتان را نشان دهید.

اطلاعات وقتی تبدیل به دانش- شخصی، مجسم، مطمئن – می‌شوند که شما آن را برای مصرف قرار دهید. اعتماد به نفس پیدا می‌کنید در موردچیزی که می‌دانید تنها وقتی که آن کار کند. تا آن موقع فقط یک تئوری است.
ما به طور غریزی تمایل داریم چیز خوب، درست و زیبا خلق کنیم.
اطلاعات مثل رودخانه است. همیشه در جریان است. از آن‌جایی که هیچ چیز واقعا تمام نمی‌شود، نیاز نیست منتظر بود تا شروع کرد. شما می‌توانید یک سایت ساده را همین الان شروع کیند. کم کم صفحات را ایجاد کنید. یک پیش نویس اولیه از یک نوشته را همین الان منتشر کنید و کم کم در گذر زمان کاملش کنید. هر چه زودتر شروع کنید، زودتر مسیر بهبود را پیدا می‌کندی.
این یک حقیقت شگفت انگیز است: شما بیشتر کاری که لازم است را انجام داده‌اید. فقط یک ایراده درونی لازم است تا این اطلاعات را مدیریت کنید و یک سری عادت‌های عملیاتی داشته باشید تا کاملترش کنید.