شما روزانه مقدار زیادی اطلاعات از طریق رسانه‌های مختلف مصرف می‌کنید. اما ذهن شما در ذخیره و بازیابی اطلاعات به خوبی عمل نمی‌کند. اغلب اوقات شما نمی‌توانید به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. در عصر حاضر، صرفاً دسترسی به اطلاعات دیگر برای شما مزیت رقابتی محسوب نمی‌شود. بلکه باید توانایی وصل کردن اطلاعات و استفاده از آنها را داشته باشید. همچنین، دانشی که شما در دوران تحصیل کسب می‌کنید لزوماً در محیط کاری به کارتان نمی‌آید.
مصرفِ محتوا
هر فرد به طور روزانه میزان بسیار زیادی از اطلاعات را مصرف می‌کند. از وقتی از خواب بیدار می‌شوید تا وقتی بخوابید احتمالا برخی از موقعیت‌های زیر را تجربه می‌کنید:
- وارد شبکه‌های اجتماعی می‌شوید و کانال‌های خبری که قبلا ابراز تمایل کرده‌اید یا پلتفرم برای شما شایسته دیده به شما نمایش می‌دهد و محتوا را می‌بینید. برخی را ذخیره می‌کنید تا بعدا از آن استفاده کنید. اما کی و کجا معلوم نیست.
- تلویزیون را روشن می‌کنید و اخبار یا برنامه تلویزیونی را مشاهده می‌کنید. این وسط آگهی‌های تلویزیونی هم هرکدام محصولات مختلفی را به شما معرفی می‌کنند. در تلویزیون نکاتی مطرح می‌شود که به کارتان می‌آید اما روشی برای ذخیره‌سازی ندارید.
- دوستان و همکارانتان پیام‌هایی به شما می‌دهند و در مورد موضوعاتی گفتگو می‌کنید و نظراتتان را بیان می‌کنید و نظرات دیگران را می‌شنوید. برخی از گفتگوها نتایجی در فعالیت‌هایتان دارد اما ذخیره نمی‌شود.
- نامه‌های کاری به شما می‌رسد و به دنبال رسیدن به جواب، اینترنت و حافظه کامپیوتر را بالا و پایین می‌کنید. اما بسیاری از اطلاعات را پیدا نمی‌کنید.
از عبارت مصرف اطلاعات استفاده می‌کنیم چرا که واقعا اطلاعات را مصرف می‌کنیم. شاید بتوان یک شباهت بین اطلاعات و مواد غذایی برقرار کرد تا مصرف اطلاعات در ذهنتان بیشتر بماند.
با همه این شباهت‌ها یک تفاوت بسیار کلیدی بین این دو وجود دارد. سیستم گوارش از ما سوال نمی‌کند که چه مواردی را دفع و چه مواردی را نگه دارم و تبدیل به انرژی کنم؟ در طی سال‌ها این سیستم به گونه‌ای بهینه شده است که به صورت خودکار عمل می‌کند.
مطالب را گم می‌کنیم
ذهنمان مطالب را گم می‌کند. حافظه‌ی ما به اندازه کافی بهینه و پیشرفته نیست. یادش می‌رود چه اطلاعاتی را کجا دیده. حتما برای شما هم اتفاق افتاده که پاسخی به یک پرسش به ذهنتان رسیده است اما یادتان می‌رود کجا و چطور بوده و کلی وقت باید صرف پیدا کردن آن محتوا کنید.
تحقیقی از مایکروسافت می‌گوید هر کارمند آمریکایی به طور متوسط ۷۶ ساعت در سال را صرف پیدا کردن یادداشت‌ها و فایل ها کرده است. گزارشی از سازمان داده جهانی (International Data Corporation) می‌گوید ۲۶ درصد از وقت یک کارمند دانشی (Knowledge Worker) صرف گشتن و پیدا کردن اطلاعات در سیستم‌های مختلف شده است. فقط ۵۶ درصد مواقع می‌توانند به اطلاعاتی که می‌خواهند در لحظه دست پیدا کنند. به تعبیر دیگر، ما پنج روز در هفته کار می‌کنیم و در عمل یک روز را به دنبال اطلاعاتی می‌گردیم که می‌خواهیم با آنها کار کنیم. نصف مواقع هم در پیدا کردن آن موفق می‌شویم.
دسترسی به اطلاعات دیگر مزیت نیست!
اطلاعات دیگر مزیت نیست. دسترسی به آن راحت است و همه به آن دسترسی دارند. چیزی که همه به آن دسترسی داشته باشند دیگر مزیت محسوب نمی‌شود.
شاید بیست سال پیش داشتن فرمان هیدرولیک برای ماشین‌ها مزیت محسوب می‌شد و خودروسازان روی این ویژگی تبلیغات می‌کردند ولی امروزه به استاندارد بدل شده و همه این قابلیت را دارند. شاید صد سال پیش شخصی اگر دسترسی ویژه‌ای به اطلاعات داشت برایش مزیت محسوب می‌شد ولی امروزه با یک جستجوی ساده یا یک درخواست از هوش مصنوعی به انبوهی از اطلاعات دسترسی پیدا می‌کنیم. دسترسی دیگر مزیت برای ما انسان‌ها نیست.
اطلاعات دوران تحصیل به کارتان نمی آید
وقتی در دنیای حرفه‌ای مشغول به کار می‌شوید با آن چیزی که در دنیای مدرسه آموخته‌اید بسیار متفاوت است. در دنیای مدرسه و دانشگاه به فرد گفته می‌شود که چه منابعی برای امتحان دارد و چه چیزی را بخواند و یادداشت بردارد و حفظ کند. در دنیای مدرسه بعد از آموختن متاسفانه به مرحله اقدام نمی‌رسید و انبوهی از دانش، نیمه‌کاره رها می‌شد. اما در دنیای حرفه‌ای کار کاملا متفاوت است:
- مشخص نیست از چه چیزی باید یادداشت بردارید. مدیرتان در یک لحظه از شما در مورد شاخص‌های کلیدی عملکرد واحدتان می‌پرسد و لحظه‌ای دیگر تحلیل یک گزارش را از شما می‌خواهد. این فرصت‌ها باعث می‌شود دقیقا ندانید چه مطلبی را بخوانید و از چه چیزی یادداشت بردارید.
- هیچ کس به شما نمی‌گوید این یادداشت‌ها قرار است چه فایده‌ای داشته باشد. یک بار نرم افزار یادداشت برداری خود را نگاه کنید. با انبوهی از محتوا مواجه می‌شوید که هیچ وقت قرار نیست از آنها استفاده کنید و فقط می‌دانید که قرار است یک روزی به کارتان بیاید.
- شما باید بعد از یادداشت یک اقدام انجام دهید. در دوران دانشگاه اصطلاحی داشتیم به نام امتحان فرغونی. یعنی قرار است این مطلب را شب امتحان مثل فرغون پر کنیم و روی برگه امتحان خالی کنیم. اما در دنیای حرفه‌ای اینگونه نیست. قرار نیست فرغونی از اطلاعات را روی سر مشتری یا رئیستان خالی کنید. باید اطلاعاتی که جمع آوری می‌کنید به اقدامات و تسک‌های عملیاتی تبدیل شود.
برای خواندن ادامه مطلب می‌توانید یادداشت ساختن مغز دوم چیست را مطالعه کنید.
