چرا به روش PARA نیاز داریم؟

تیاگو فورته معتقد است ما برای اینکه بتوانیم مطالبمان را دسته بندی کنیم روش‌های مختلفی تا به امروز معرفی شده‌اند اما هیچ یک برای اقدام کردن و استفاده کردن طراحی نشده است. روش PARA یک روش ساده است که می‌توانیم مطالب و یادداشت‌هایمان را بر آن اساس دسته بندی کنیم. مطالب زیر استخراج فصل سازماندهی در کتاب ساختن مغز دوم نوشته تیاگو فورته است.

سازماندهی باید بر اساس اقدام باشد.

سازماندهی برای اقدام: جایی که ۹۹ درصد یادداشت‌نویسان در آن گیر می کنند. سوال اساسی اینجاست؛ چگونه این مشکل را حل کنیم؟
وقتی یادداشت برداری را شروع کنید به زودی با مشکل جدیدی روبرو خواهید شد: با این همه مطالب ارزشمندی که جمع آوری کرده اید چه کار کنید؟ هر چه بیشتر آن را جمع آوری کنید، این مشکل بزرگتر خواهد شد! ثبت یادداشت‌ها بدون روشی مؤثر برای سازمان‌دهی و بازیابی آن‌ها تنها منجر به غرق شدن بیشتر می‌شود.

من سال‌ها برای حل مشکل نحوه سازماندهی زندگی دیجیتالم تلاش کردم. من تکنیک‌هایی را امتحان کردم که از سازمان‌دهی فضاهای فیزیکی، هر نوع دفترچه یادداشت با قالب‌بندی خاص، و حتی سیستم اعشاری دیویی که در کتابخانه‌ها استفاده می‌شود، قرض گرفته‌ام. سعی کردم فایل‌هایم را بر اساس تاریخ، موضوع، نوع، و طرح‌های پیچیده دیگر سازماندهی کنم، اما هر روشی که امتحان کردم سریعا شکست خوردم.

مشکل این بود که هیچ یک از این سیستم ها در زندگی روزمره من ادغام نشد. آن‌ها همیشه از من می‌خواستند که از یک سری قوانین مفصل پیروی کنم که زمان زیادی از من می‌گرفت و به این معنی بود که از آنها با سرعت بیشتری استفاده نکنم. هر بار که از واگن سازمان‌دهی خارج می‌شدم، تمام یادداشت‌ها و فایل‌هایم را در پوشه‌ای برای هر پروژه‌ای که در حال حاضر روی آن متمرکز بودم، می‌ریزم. این تضمین می‌کرد که حداقل دقیقاً همان چیزی را که برای کار فعلی‌ام نیاز داشتم، فوراً در دسترس داشته باشم. بدون آنکه نیازی به برچسب‌گذاری، بایگانی یا کلمات کلیدی داشته باشم.

سپس یک روز متوجه شدم: چرا همیشه پرونده هایم را به این ترتیب سازماندهی نکردم؟ اگر سازماندهی بر اساس پروژه طبیعی ترین راه برای مدیریت اطلاعات با حداقل تلاش بود، چرا آن را به صورت پیش فرض قرار ندهید؟

این کاری بود که من انجام دادم و در کمال تعجب، کارم درست شد. با گذشت زمان، من این رویکرد مبتنی بر اقدام را با هزاران دانش‌آموز و دنبال‌کننده، اصلاح، ساده‌سازی و آزمایش کردم. در نهایت نام این سیستم سازمان‌دهی را PARA گذاشتم که مخفف چهار دسته اصلی اطلاعات در زندگی ما است: پروژه‌ها، حوزه‌ها، منابع و آرشیوها. این چهار دسته جهانی هستند و شامل هر نوع اطلاعات، از هر منبع، در هر قالب، برای هر هدف هستند.

وسوسه در هنگام ثبت یادداشت ها در ابتدا این است که تصمیم بگیرید کجا باید بروند و هدف از ثبتشان چیست. مشکل اینجاست: لحظه‌ای که برای اولین بار ایده‌ای را ثبت می‌کنید، بدترین زمان برای تصمیم‌گیری درباره ارتباط آن است. اول، به این دلیل که شما به تازگی با آن مواجه شده اید و هیچ زمانی برای تفکر در مورد هدف نهایی آن نداشته اید، اما مهمتر از آن، زیرا مجبور کردن خود به تصمیم گیری هر بار که چیزی را ضبط می کنید، اصطکاک زیادی به فرآیند اضافه می کند. این باعث می‌شود که این تجربه از نظر ذهنی مایه‌گذاری شود و در نتیجه احتمال وقوع آن در وهله اول کمتر شود.

جداسازی تصمیم ذخیره کردن و طبقه بندی کردن

به همین دلیل است که جدا کردن ضبط و سازماندهی به دو مرحله مجزا بسیار مهم است: “نگه داشتن آنچه در لحظه طنین ایجاد می ‌کند” تصمیمی جدا از تصمیم برای ذخیره چیزی برای دراز مدت است. اکثر برنامه‌های یادداشت‌نویسی، دارای بخش «صندوق ورودی» یا «یادداشت‌های روزانه» هستند که در آن یادداشت‌های جدیدی که گرفته‌اید ذخیره می‌شوند تا زمانی که بتوانید دوباره آنها را ببینید و تصمیم بگیرید که به کجا تعلق دارند. به آن به عنوان یک منطقه انتظار فکر کنید که در آن ایده‌های جدید زندگی می کنند تا زمانی که آماده باشید آنها را در مغز دوم خود هضم کنید.

مسیر زیر، مسیر پیشنهادی استفاده از روش PARA است:

• این مطلب در کدام پروژه بیشتر مفید خواهد بود؟
• اگر نه: این مطلب در کدام حوزه بیشتر مفید خواهد بود؟
• اگر نه: این به کدام منبع تعلق دارد؟
• اگر نه: در بایگانی قرار دهید.

وقتی زندگی شلوغ می‌شود، اجازه می‌دهیم که پروژه‌ها و اهدافمان به حاشیه بروند. پروژه‌های شخصی و اهداف بلندمدت انعطاف پذیرند و بعداً می‌توانید به آنها برسید. یادداشت‌ها، نشانک‌ها، نکات برجسته و تحقیقاتی که برای یافتن آنها سخت کار کرده‌ایم، عمیق‌تر و عمیق‌تر در سیستم‌های فایل ما فرو می‌روند تا اینکه در نهایت فراموش کنیم که حتی وجود دارند.

سازماندهی اطلاعات مانند یک آشپزخانه است. به مثال زیر توجه کنید:
همه چیز در یک آشپزخانه برای ساختن نتیجه، طراحی و سازماندهی شده است؛ نتیجه، تهیه یک وعده غذایی تا حد امکان موثر است.

• پروژه‌ها مانند قابلمه‌ها و ماهیتابه‌هایی هستند که روی اجاق می‌پزند، اقلامی که در حال حاضر فعالانه آماده می‌کنید. هر نوع غذا بر اساس میزان دسترسی شما برای تهیه وعده‌های غذایی که می خواهید بخورید، سازماندهی می شود.
• حوزه‌های فعالیت مانند یخچال هستند، مواردی که قصد دارید نسبتاً زود از آنها استفاده کنید و می خواهید بیشتر آنها را بررسی کنید.
• منابع مانند انباری هستند، برای استفاده در هر وعده غذایی که درست می کنید در دسترس هستند، اما در این بین به طور مرتب دور از دید قرار می گیرند.
• بایگانی‌ها مانند فریزر هستند، اقلام تا زمانی که مورد نیاز باشند در سردخانه نگهداری می‌شوند، که ممکن است در آینده بسیار دور مورد استفاده باشند.